Como delegar decisões eficazmente

Lembre-se: é melhor pôr dez pessoas a trabalhar do que fazer o trabalho de dez pessoas.


Faça apenas o que só você pode fazer: Não perca tempo com tarefas que pode delegar a outras pessoas que estejam hierarquicamente abaixo de si.

Avalie e seleccione as suas tarefas de acordo com o esquema seguinte:

Em geral, as tarefas que um gestor deve manter enquadram-se nas oito categorias seguintes:



· Liderança de projectos ou de organizações: Liderar significa conduzir um grupo ou um projecto ao sucesso. Dada a sua importância, normalmente não é possível delegar o controlo dos processos.

· Criação de sistemas de recompensas: Estabelecer e manter os níveis e tipos de recompensas para cada categoria profissional dentro da empresas cabe única e exclusivamente aos gestores.

· Verificação dos controlo de performance: O controlo da execução das tarefas de cada empregado e a verificação do cumprimento das regras de trabalho não são tarefas operacionais dos gestores de topo mas dos chefes de divisão. Porém, a verificação da eficácia dos controlos não pode ser delegada.

· Gestão dos recursos humanos: Deverá existir um gestor de topo numa empresa com a responsabilidade de controlar os assuntos relacionados com os recursos humanos. Deve mostrar empenho pessoal no desempenho dos subordinados e no sistema de avaliação e tomar decisões delicadas e confidenciais sobre promoções, contratações e despedimentos.

· Manter os relacionamentos com os clientes chave: Um gestor nunca deve delegar completamente o relacionamento com os principais clientes da empresa. Desta forma, é mais fácil garantir a sua fidelidade.

· Delinear estratégias: Estabelecer objectivos e meios para os atingir é uma tarefa exclusiva dos gestores. A motivação dos subordinados que irão ajudar a atingir as metas, também deverá estar a seu cargo.

· Assegurar uma boa comunicação interna: Um gestor deve certificar-se pessoalmente da eficácia dos canais de comunicação. A manutenção de um fluxo constante de informações relevantes dentro da empresa também é da sua responsabilidade.

· Avaliar os resultados: O gestor de topo estabelece os objectivos e deve avaliar a evolução dos resultados. Quando há desvios significativos, deve entrar imediatamente em acção para corrigir os erros.



Tarefas a delegar

As tarefas mais óbvias de delegar, e as que geralmente consomem mais tempo, são as de rotina. Mas podem surgir outras áreas em que sócios ou subordinados sub-aproveitados saibam fazer melhor. Lidar com reclamações ou comunicar más notícias podem ser feitos por pessoas que possuem esse talento escondido.


Delegar por etapas

Etapa 1 - Escolha das pessoas certas

Delegue nos subordinados que sabe que podem aceitar responsabilidades. Nem todas as pessoas conseguem fazê-lo. Escolha-as cuidadosamente e assegure-se de que são competentes, empreendedoras, proactivas e de preferência (ainda) melhor organizadas do que o chefe, para além de não recearem novos desafios.


Etapa 2 - Avalie as competências dos subordinados

Delegue em função das competências e interesse das pessoas, adequando-as à tarefa.


Etapa 3 - Aproveite a curva de aprendizagem

Não esqueça a realidade da curva da aprendizagem: a primeira tarefa delegada pode não correr da melhor forma. Não caia na tentação de pegar no assunto por si antes de avaliar o tempo que pode poupar a longo prazo se a pessoa aprender sozinha.


Etapa 4 - Comece por delegar tarefas menos importantes

Reduza os riscos delegando tarefas menores de início: limita os estragos em caso de fracasso e ajuda a construir a auto-estima da pessoa que assumiu aquela responsabilidade.


Etapa 5 - Informe as pessoas das razões da tarefa

Não se limite a explicar apenas o que é que elas devem fazer. Quando as pessoas percebem como se enquadra o seu trabalho no processo, podem reagir melhor quando as coisas correm mal ou quando você não está presente e inovarem. Prepare-se para receber novas ideias sobre as tarefas. Um cunho pessoal poderá mesmo trazer inovações. Oiça as sugestões mesmo que não tenha intenção de segui-las.


Etapa 6 - Comunique com clareza

Comunique de forma a ter a certeza que passou correctamente a informação relativa ao que é preciso fazer. Pode mesmo pedir que lhe repitam as instruções: ficará surpreendida com o que pode ouvir.


Etapa 7 - Registe as tarefas que delegou e a quem

Faça uma lista de tudo o que delegou e a quem, e vá anotando os progressos. Peça sugestões de prazos para o cumprimento das tarefas e diga se tem urgência. Algumas pessoas pegam no telefone ou na caneta minutos depois de lhes entregarem a tarefa, outras só pegam no assunto no dia seguinte: descubra com quem está a lidar.


Etapa 8 - Dê importância a qualquer tarefa

Diga sempre à pessoa que é a melhor possível para a tarefa. Mesmo que se trate de agrafar relatórios, diga que o trabalho deve ficar com um aspecto "de primeira qualidade".


Etapa 9 - Garanta as condições necessárias ao desempenho das tarefas

Forneça a formação necessária às pessoas para desempenharem as tarefas que lhes foram confiadas ou conceda o tempo e recursos necessários para que a pessoa aprenda.


Etapa 10 - Procure delegar uma tarefa completa

As linhas de montagem automóvel, por exemplo, passaram de uma divisão de tarefas por porcas e parafusos para equipas que construíam o carro quase de raíz. A margem de erros diminuiu drasticamente.

Em suma, existem dois segredos importantes na delegação:

Fazer com que as pessoas a quem delega reforcem a sua auto-estima: Se souber agradecer e não se importar muito com quem fica com os louros, não haverá limites para os desafios que a empresa possa enfrentar.
Determinar a escala ideal de delegação: Alguns gurus consideram que só se pode delegar com eficácia a um grupo de oito a 14 pessoas. Cada unidade destas poderá, por sua vez, delegar a oito a 14 pessoas. É a dimensão considerada ideal para informar, dar formação e manter motivada. Com este princípio, pode-se gerir uma empresa com milhares de pessoas...